En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a grandes cantidades de datos que dificultan la identificación de información valiosa entre el ruido. La extracción de información significativa de estos datos puede resultar costosa y consume mucho tiempo. Es aquí donde entra en juego el procesamiento inteligente de documentos (IDP, por sus siglas en inglés). El IDP es una tecnología de automatización de flujos de trabajo que escanea, lee, extrae, categoriza y organiza información relevante en formatos accesibles a partir de grandes volúmenes de datos. Esta tecnología es capaz de procesar diferentes tipos de documentos, como papel, PDF, documentos de Word, hojas de cálculo y muchos otros formatos. La función principal del IDP es extraer información valiosa de grandes conjuntos de datos sin intervención humana.
- Ventajas del procesamiento inteligente de documentos
- Beneficios del procesamiento inteligente de documentos
- Diferencia entre el procesamiento inteligente de documentos y el procesamiento automatizado de documentos
- Cómo elegir el software de procesamiento inteligente de documentos
- Ejemplos comunes de documentos que pueden ser analizados mediante soluciones inteligentes de procesamiento de documentos
- Consultas habituales
Ventajas del procesamiento inteligente de documentos
Automatizar parte del procesamiento de documentos mediante el IDP ofrece varias ventajas. Gracias a la inteligencia artificial, el IDP puede eliminar la necesidad de entrada y procesamiento manual de datos por parte de los trabajadores. Esto no solo aumenta la velocidad de procesamiento de datos, sino que también reduce los costos y los errores humanos, lo que se traduce en una mayor eficiencia. Las organizaciones modernas manejan grandes volúmenes de datos estructurados, no estructurados y semi-estructurados. El procesamiento inteligente de documentos puede automatizar el procesamiento de datos en estos tres tipos.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos consta de varios pasos. Comienza con el reconocimiento inteligente de documentos, donde el IDP utiliza tecnología de aprendizaje automático avanzado para escanear y clasificar los documentos. Esta tecnología puede entrenarse en hasta 190 idiomas y es capaz de leer e interpretar los documentos de manera similar a un trabajador procesador de datos. Una vez que los datos se clasifican, el software de automatización de documentos inteligentes comienza a extraer la información valiosa para la organización. La extracción se realiza mediante tecnologías de inteligencia artificial cognitiva que identifican datos específicos dentro del documento. Luego, el IDP organiza los datos relevantes y los presenta en un formato fácilmente accesible. Si tu organización maneja grandes cantidades de datos estructurados, semi-estructurados o no estructurados, el procesamiento inteligente de documentos es una inversión que vale la pena considerar como parte de tu estrategia de gestión de procesos empresariales.
Beneficios del procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos ha demostrado mejorar los procesos empresariales y aumentar la eficiencia del equipo. A continuación, se presentan algunas de las principales ventajas de automatizar el procesamiento de documentos:
- Aumentar la precisión: El procesamiento inteligente de documentos tiene una tasa de error mucho menor que el procesamiento manual realizado por los trabajadores.
- Reducir costos: La automatización de algunos flujos de trabajo de procesamiento de documentos reduce significativamente los costos en comparación con el procesamiento manual, que puede costar entre 6 y 8 dólares por documento.
- Aumentar la productividad de los empleados: Al eliminar la necesidad de procesar documentos que consumen mucho tiempo, los empleados pueden enfocarse en tareas más importantes y productivas.
Diferencia entre el procesamiento inteligente de documentos y el procesamiento automatizado de documentos
El procesamiento automatizado de documentos es una tecnología relacionada, pero diferente del IDP. El procesamiento automatizado de documentos se utiliza principalmente para digitalizar documentos en papel. La creación de copias digitales de documentos en papel permite indexarlos y buscarlos en una base de datos. Esto es fundamental para organizaciones como el Departamento de Vehículos Motorizados (DMV) que dependen de documentos en papel, pero necesitan que sus datos estén digitalizados. Por otro lado, el procesamiento inteligente de documentos es un software de gestión de procesos empresariales que puede digitalizar e indexar documentos en papel, pero va más allá al separar información valiosa y proporcionar conocimientos a partir de los datos en los documentos, en lugar de simplemente brindar acceso informatizado a ellos.
Cómo elegir el software de procesamiento inteligente de documentos
Para elegir el mejor software de procesamiento inteligente de documentos para tu organización, debes seguir algunos pasos. El primer paso es identificar las necesidades de procesamiento de datos de tu organización. ¿Tienes más datos estructurados o no estructurados? ¿En qué formato se encuentra la mayoría de tus datos? ¿Cuánto procesamiento de datos deseas automatizar? Luego, debes evaluar qué datos serían ideales para el procesamiento inteligente de documentos. Considera cuánto tiempo lleva procesar cada uno de tus conjuntos de datos y cuáles se beneficiarían más al ser automatizados. Los documentos que requieren más tiempo para procesarse manualmente pueden ser buenos candidatos para el IDP. Una vez que hayas identificado los flujos de trabajo de procesamiento de documentos que deseas automatizar, estarás listo para decidir qué software de procesamiento inteligente de documentos utilizar. Debes tomar tu decisión en función de la demanda de automatización y los requisitos que tu organización tiene para el procesamiento automatizado de documentos. Aquí tienes algunas preguntas que podrían ayudarte a tomar una decisión informada:
- ¿Cuánto tiempo se tarda en implementar la solución de automatización de documentos inteligentes?
- ¿Qué tan fácil es mantener el software?
- ¿Qué nivel de soporte ofrece la empresa de software para sus servicios de automatización de documentos inteligentes?
- ¿La tecnología de reconocimiento inteligente de documentos en el software puede leer todos los documentos que tu organización desea procesar?
- ¿La precisión del software mejorará significativamente la tasa de error?
Ejemplos comunes de documentos que pueden ser analizados mediante soluciones inteligentes de procesamiento de documentos
El procesamiento inteligente de documentos es aplicable a una amplia variedad de documentos. Algunos ejemplos comunes incluyen:
- Facturas: El IDP puede extraer información clave de las facturas, como proveedores, fechas y montos.
- Contratos: El procesamiento inteligente de documentos puede identificar cláusulas importantes y términos contractuales para su análisis.
- Formularios: Los formularios pueden ser analizados y los datos relevantes pueden ser extraídos y organizados automáticamente.
- Recibos: El IDP puede leer y extraer información de los recibos, como fechas, conceptos y montos.
Estos son solo algunos ejemplos, pero el procesamiento inteligente de documentos puede adaptarse a diferentes tipos de documentos según las necesidades de tu organización.
El procesamiento inteligente de documentos ofrece una solución eficiente y automatizada para extraer información valiosa de grandes volúmenes de datos. Al eliminar la necesidad de procesamiento manual, el IDP aumenta la precisión, reduce los costos y mejora la productividad de los empleados. Al elegir un software de procesamiento inteligente de documentos, es importante considerar las necesidades y requisitos específicos de tu organización. Con el procesamiento inteligente de documentos, podrás optimizar tus flujos de trabajo y tomar decisiones más rápidas y basadas en datos precisos.
Consultas habituales
¿Cuál es la diferencia entre el procesamiento inteligente de documentos y el procesamiento automatizado de documentos?
El procesamiento automatizado de documentos se enfoca principalmente en la digitalización de documentos en papel, mientras que el procesamiento inteligente de documentos va más allá al proporcionar información valiosa y conocimientos a partir de los datos en los documentos.
¿Cuáles son los beneficios del procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos mejora la precisión, reduce los costos y aumenta la productividad de los empleados al automatizar parte del procesamiento de documentos.
¿En qué tipo de documentos se puede aplicar el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos es aplicable a una amplia variedad de documentos, como facturas, contratos, formularios y recibos.
Si quieres conocer otras notas parecidas a Procesamiento inteligente de documentos: automatización y eficiencia puedes visitar la categoría Automatización.