En la era digital, las firmas son una parte esencial de los documentos y la comunicación empresarial. Tradicionalmente, las firmas se creaban de forma manual, ya sea escribiendo el nombre o utilizando una firma manuscrita. Sin embargo, con los avances en la tecnología y la inteligencia artificial, ahora es posible crear firmas digitales de manera rápida y eficiente.
Cómo se hacen las firmas digitales
Para obtener información sobre las firmas digitales (también conocidas como id. digital), para qué se pueden usar y cómo hacerlo en Word, Excel y PowerPoint, vea Todo sobre las firmas digitales.
Crear una línea de firma en Word o Excel
En el documento o la hoja de cálculo, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una línea de firma. En la pestaña Insertar, seleccione Línea de firma en el grupo Texto. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que aparecerá debajo de la línea de firma: Firmante sugerido: Nombre completo del firmante.
Título del firmante sugerido: Título del firmante, si corresponde.
Dirección de correo electrónico del firmante sugerido: Dirección de correo electrónico del firmante, si corresponde.
Instrucciones para el firmante: Por ejemplo: “Antes de firmar el documento, compruebe que el contenido es correcto”. Active una o las dos casillas siguientes:
- Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar.
- Permitir que el firmante escriba una finalidad para firmar.
Mostrar la fecha de firma en la línea de firma: La fecha en que se firmó el documento aparecerá con la firma. Para agregar más líneas de firma, repita estos pasos. Nota: Si el documento permanece sin firmar, aparecerá la barra de mensajes Firmas. Seleccione Ver firmas para completar el proceso de firma.
Firmar la línea de firma en Word o Excel
Cuando firma en una línea de firma, agrega una representación visible de su firma y una firma digital. En el archivo, haga clic con el botón derecho en la línea de firma y elija Firmar.
Si el archivo se abre en la Vista protegida, seleccione Editar de todos modos si el archivo procede de un origen confiable. Siga uno o varios de estos pasos:
- Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.
- Para agregar una firma manuscrita, firme su nombre en el cuadro situado junto a la X con la característica de entrada manuscrita.
- Para usar una imagen de su firma escrita, elija Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Insertar imágenes, elija una ubicación del archivo de imagen de la firma, seleccione el archivo y, a continuación, elija Seleccionar. Nota: Para clientes que usan versiones en chino (tradicional o simplificado), coreano o japonés, aparecerá la opción Línea de firma de sello. Seleccione Firmar. Aparecerá el botón Firmas en la parte inferior del documento o de la hoja de cálculo. Nota: Puede firmar una línea de firma haciendo doble clic en la línea de firma. Escriba su nombre junto a la X. O bien, en el Panel de firmas, en la sección Firmas solicitadas, seleccione la flecha situada junto a la firma. Desde el menú, seleccione Firmar.
Quitar firmas digitales de Word o Excel
Abra el documento o la hoja de cálculo que contiene la firma visible que desea quitar. Haga clic con el botón derecho en la línea de firma y seleccione Quitar firma. Seleccione Sí. Nota: Además, puede quitar una firma seleccionando la flecha situada junto a la firma en el Panel de firmas. Seleccione Quitar firma.
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en un información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se ha modificado.
Certificado de firma y entidad emisora de certificados
Certificado de firma: Para crear una firma digital, tiene que tener un certificado de firma, que es prueba de identidad. Cuando envía una macro o un documento firmados digitalmente, también envía su certificado y su clave pública. Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados. Normalmente, un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad.
Entidad emisora de certificados: Una entidad emisora de certificados es una entidad similar a un notario público. Emite certificados digitales, firma certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qué certificados se han revocado o han caducado.
¿Qué garantías ofrece una firma digital?
Autenticidad: Confirmación del firmante como persona que firma el documento.
Integridad: La firma digital permite garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.
No rechazo: Prueba a todas las partes el origen del contenido firmado. Por rechazo se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.
Certificación: Las firmas en archivos de Word, Excel o PowerPoint, que reciben una marca de tiempo de un servidor seguro, tienen la validez de una certificación en determinadas circunstancias.
Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador usando una firma que cumpla los siguientes criterios:
- La firma digital es válida.
- El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado).
- La persona u organización que firma, conocida como editor, es de confianza.
Importante: Se considera que los documentos firmados, que cuentan con una fecha válida, tienen firmas válidas, sin importar la antigüedad ni el estado de revocación del certificado de firma.
El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad emisora de certificados acreditada.
Líneas de firma en Word y Excel
Una línea de firma es similar a un marcador de posición de firma típico que puede aparecer en un documento impreso. Sin embargo, funciona de forma diferente. Cuando se inserta una línea de firma en un archivo de Microsoft 365, el autor puede especificar información sobre el firmante previsto e instrucciones para el firmante. Cuando se envía una copia electrónica del archivo para el firmante correcto, esa persona ve la línea de firma y una notificación donde se solicita su firma. El firmante puede:
- Escribir una firma
- Seleccionar una imagen de una firma manuscrita
- Escribir una firma con la característica de entrada manuscrita en un PC con pantalla táctil
Cuando el firmante agrega una representación visible de una firma al documento, se agrega una firma digital al mismo tiempo para autenticar la identidad del firmante. Importante: Un documento firmado digitalmente será de solo lectura para evitar que se modifique.
Dónde puedo crear una firma
Cuando empecé a trabajar con la newsletter pensé que podría darle un toque chulo si al final de cada boletín le podía añadir una imagen con mi propia firma.
Pero casi siempre trabajo en el portátil o en el iPad y hace siglos que no enciendo el PC, donde esta instalado el escáner.
Con lo que me daba una pereza enorme eso de encenderlo, esperar a que el sistema termine de actualizarse, ponerme a escanearla, editarla…
Vamos que o encontraba una manera sencilla de hacerlo o pasaba del tema.
Así que acudí a Google y empecé a investigar opciones.
Vi que hay herramientas que te permiten crear una imagen con una firma a partir del texto que quieras.
¡Si es que lo que no esté ya inventado!
Yo utilicé la primera herramienta que encontré y conseguí mi firma en un par de minutos pero te traigo algunas opciones para que puedas escoger la que te gusta más 😉
4 webs donde puedes crear la imagen de tu firma
Esta web ha sido el descubrimiento del día ya que el generador de firmas (Signature Fonts) es una parte de la herramienta Text Generator, que permite crear textos en diferentes estilos.
Pero centrándonos en el tema de las firmas, me ha gustado especialmente porque crea una imagen con fondo transparente, lo que es muy útil si el color de fondo de tu boletín no es blanco.
A esta herramienta la única pega que le encuentro es que no permite ajustar la inclinación del texto.
Esta es la única herramienta de las que he probado que permite incorporar una imagen a la firma y también cuenta con la ventaja de crear firmas con el fondo transparente, aunque tampoco permite ajustar la inclinación.
Esta fue la que usé yo y me gusta porque muestra ejemplos de cómo quedará el resultado en cada paso, con lo que ahorras el tener que ir generando diferentes opciones hasta dar con la tuya.
Además permite inclinar un poco el texto, lo que le da un aspecto más natural.
Pero la navegación resulta un poco pesado ya que la web tiene mucha publicidad y de vez en cuando abre ventanas con anuncios.
Además la imagen generada no tiene fondo transparente, aunque te permite escoger el color del fondo.
Es muy similar a la herramienta anterior.
No permite ir viendo el resultado final en cada paso pero no es tan molesta, ya que no se dedica a abrir nuevas ventanas en el navegador.
Si quieres mi opinión, por su simplicidad, me ha gustado mucho Font Meme.
Aunque me gusta mucho más como queda la firma con una ligera inclinación.
Así que si tuviera que volver a generar la imagen que uso en mis boletines, creo que volvería a escoger My live signature.
Además editar la imagen y eliminar el fondo no es muy complicado y existen herramientas online que hacen el trabajo prácticamente solas.
Background Burner funciona bastante bien y sólo necesitas partir de una imagen de, al menos 100px de alto y ancho.
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