La bóveda inteligente: gestión de documentos eficiente y segura

En la era digital en la que vivimos, la cantidad de información y documentos que manejamos a diario puede resultar abrumadora. Ya sea en el ámbito personal o profesional, es fundamental contar con una herramienta eficiente que nos permita almacenar, organizar y compartir nuestros archivos de manera segura y fácilmente accesible desde cualquier dispositivo. Es aquí donde entra en juego la bóveda inteligente.

¿Qué es una bóveda inteligente?

Una bóveda inteligente, también conocida como SmartVault, es una aplicación de terceros con la que Intuit se ha asociado para brindar servicios de gestión de documentos, portal de clientes y compartición de archivos.

SmartVault es un programa seguro de almacenamiento y compartición de archivos en línea que ofrece una serie de funciones destacadas:

• Gestión de documentos en línea: Accede a tus archivos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. SmartVault ofrece todos los beneficios de una nube de almacenamiento, con características de seguridad y productividad de primer nivel.
• Compartición segura de archivos: Obtén funciones especialmente diseñadas para empresas, como compartición selectiva, gestión de seguridad de grupos, plantillas personalizadas, informes de auditoría y una sólida capacidad de visualización en el navegador.
• Portal de clientes: Crea un portal personalizado con la imagen de tu empresa para acceder, gestionar y compartir de forma segura todos tus archivos y documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Comparte rápidamente documentos o carpetas con usuarios dentro y fuera de tu empresa o firma. Accede al portal de clientes de forma segura desde cualquier navegador web o dispositivo móvil con conexión a Internet.
• Aplicaciones integradas: Con la barra de herramientas de SmartVault, puedes adjuntar, ver y gestionar documentos directamente desde aplicaciones como QuickBooks, QuickBooks Online, Canon, Fujitsu y Microsoft Outlook. Mantente listo para auditorías y despídete de los silos de documentos, con SmartVault tienes una solución para almacenar y compartir todos tus archivos.

Características y ventajas adicionales

Además de las funciones mencionadas, SmartVault ofrece una serie de características y ventajas adicionales que lo convierten en una opción atractiva para la gestión de documentos:

• Compartición segura de archivos: Envía un enlace desde el portal de clientes o incrusta un enlace en tu cliente de correo electrónico. Los usuarios solo verán lo que les has dado acceso.
• Arrastrar y soltar: Arrastra y suelta archivos directamente en la barra de herramientas de SmartVault, la bandeja de entrada y la unidad.
• Seguridad de documentos: SmartVault utiliza el cifrado AES-256 SSL para proteger todos los documentos, contraseñas e interacciones.
• Permisos granulares: Otorga acceso a usuarios a nivel de carpeta y controla los derechos de los usuarios para cargar, descargar, modificar y eliminar.
• Estructura personalizada de archivos y carpetas: Crea y organiza múltiples niveles de carpetas para gestionar todos tus archivos.
• Integración con aplicaciones de Windows: Guarda cualquier documento directamente en carpetas de SmartVault.
• Portal de clientes personalizado: Portal de clientes seguro con la imagen de tu empresa y esquema de colores. Agrega un enlace personalizado desde tu sitio web.
• Integración con QuickBooks: Adjunta y visualiza documentos directamente desde transacciones de QuickBooks. Realiza copias de seguridad y comparte archivos de empresa de QuickBooks.
• Mapeo de unidades: Abre, visualiza, edita y guarda archivos fácilmente. Utiliza SmartVault como cualquier otra unidad en tu ordenador local.
• Integración con Microsoft Outlook: Envía enlaces, carga archivos, convierte adjuntos en enlaces seguros, todo desde Outlook.
• Seguimiento de actividad: Registro de auditoría completo de qué usuarios cargaron, descargaron, cambiaron o eliminaron un archivo, y cuándo.
• Alertas automatizadas: Configura alertas para recibir notificaciones automáticas cuando se carguen o descarguen archivos.
• Acceso móvil: Accede y carga archivos, fotos, videos y correos electrónicos directamente en SmartVault desde tu dispositivo móvil con conexión a Internet.
• Búsqueda de texto completo: Encuentra archivos según el nombre, descripción, palabra clave o frase.
• Herramientas de escritorio para una carga y acceso sencillos: Utiliza nuestras herramientas de escritorio: barra de herramientas de SmartVault, bandeja de entrada, unidad, portal de clientes y complemento de Outlook para una carga y acceso sencillos a todos tus archivos.

Consultas habituales sobre SmartVault

¿Qué diferencia a SmartVault de otros servicios de almacenamiento en la nube?

SmartVault se destaca por ofrecer una solución integral para la gestión de documentos, combinando características de seguridad de primer nivel con una interfaz intuitiva y fácil de usar. A diferencia de otros servicios de almacenamiento en la nube, SmartVault está diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas, proporcionando funciones avanzadas como la compartición selectiva, la gestión de permisos granulares y la integración con aplicaciones populares como QuickBooks.

¿Es seguro almacenar mis documentos en SmartVault?

Definitivamente. SmartVault emplea cifrado AES-256 SSL para proteger todos los documentos, contraseñas e interacciones. Además, ofrece funciones de gestión de permisos granulares, lo que significa que tienes control total sobre quién puede acceder, modificar y eliminar tus archivos. También puedes realizar un seguimiento completo de la actividad de los usuarios y configurar alertas automatizadas para estar al tanto de cualquier cambio en tus documentos.

¿Puedo acceder a mis archivos en SmartVault desde mi dispositivo móvil?

Sí, SmartVault ofrece acceso móvil para que puedas acceder y cargar archivos, fotos, videos y correos electrónicos directamente desde tu dispositivo móvil con conexión a Internet. Esto te permite llevar tu bóveda inteligente contigo dondequiera que vayas y acceder a tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

¿Puedo integrar SmartVault con otras aplicaciones que utilizo en mi empresa?

Sí, SmartVault ofrece integración con una variedad de aplicaciones populares, como QuickBooks, Microsoft Outlook y muchas más. Esto te permite adjuntar y visualizar documentos directamente desde estas aplicaciones, lo que agiliza tus procesos y te permite tener todos tus archivos en un solo lugar.

¿Cuál es el costo de utilizar SmartVault?

El costo de utilizar SmartVault depende del plan que elijas y de las necesidades específicas de tu empresa. SmartVault ofrece diferentes planes de precios para adaptarse a diferentes tamaños de empresas y requerimientos de almacenamiento. Te recomendamos visitar el sitio web de SmartVault en www.smartvault.com para obtener más información sobre los precios y planes disponibles.

La bóveda inteligente, o SmartVault, es una solución innovadora y segura para la gestión de documentos en la era digital. Con características como la gestión de permisos granulares, la compartición selectiva y la integración con aplicaciones populares, SmartVault se destaca como una opción confiable para empresas y profesionales que buscan una forma eficiente y segura de almacenar, organizar y compartir sus archivos. No importa si eres un autónomo, una pequeña empresa o una gran corporación, SmartVault tiene las herramientas que necesitas para optimizar tus procesos de gestión de documentos y aumentar la productividad de tu negocio.

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